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Una buena hoja de seguimiento de prospección necesita una docena de columnas: quién es el prospecto, cómo contactarlo, en qué punto estás, cuál es la próxima acción y cuándo. En Excel o Google Sheets basta para tus primeros 100 a 200 prospectos activos. A partir de ahí, o en cuanto llama más de una persona, un CRM ahorra más tiempo del que cuesta.
Por qué vale la pena seguir tu prospección
La mayoría de las ventas a comercios locales se cierran entre el segundo y el quinto contacto. El restaurador que ignoró tu llamada del lunes a mediodía puede muy bien descolgar el martes a las 15:00. Sin un seguimiento, esas relances se escapan: llamas dos veces al mismo fontanero y te olvidas del salón de belleza que te dijo «llámeme en septiembre».
Una hoja de seguimiento cumple tres funciones:
- te dice a quién relanzar hoy;
- muestra lo que funciona (canal, oficio, ciudad, mensaje);
- garantiza que nunca vuelvas a contactar a alguien que dijo que no.
Las columnas de una buena hoja de seguimiento de prospección
Esta es la estructura que recomendamos. Una fila por negocio, no una fila por acción.
| Columna | Ejemplo | Por qué |
|---|---|---|
| Negocio | Fontanería Hermanos Garnier | Identificar la fila |
| Oficio | Fontanero | Comparar resultados por sector |
| Ciudad | Lyon | Planificar zonas, comparar mercados |
| Teléfono | +33 4 xx xx xx xx | Llamar con un toque |
| contact@… | Secuencia de emails | |
| Sitio web / Instagram | enlace | Preparar tu entrada |
| Origen | Lista de contactos, feria, recomendación | Saber de dónde vienen los clientes |
| Etapa | Por contactar, Contactado, Presupuesto enviado, Cliente, Perdido | El corazón de la hoja |
| Último contacto | 12 oct 2026, llamada, no contesta | Contexto antes de volver a llamar |
| Próxima acción | Volver a llamar | Que nada quede en el aire |
| Fecha de la próxima acción | 14 oct 2026 | Ordenar tu jornada |
| Valor estimado | 1.200 € | Priorizar |
Añade una columna «No contactar» (sí/no). Es imprescindible: quien se opone a tus mensajes debe quedar excluido, también de las campañas futuras. En Francia y Bélgica es además una buena práctica de RGPD (consulta nuestra guía del RGPD para la prospección B2B en frío en Francia).
Etapas: de cinco a siete, no más
Usa una lista cerrada (un desplegable mediante Validación de datos). Por ejemplo: Por contactar → Contactado → Interesado → Presupuesto enviado → Cliente, además de Perdido y No contesta. Con demasiadas etapas, nadie las rellena de forma coherente.
La columna más importante no es la etapa, es la fecha de la próxima acción. Un prospecto sin fecha es un prospecto que ya has olvidado.
Excel o Google Sheets: los ajustes que ahorran tiempo
Algunos ajustes convierten una lista en una verdadera hoja de seguimiento comercial:
- Inmoviliza la fila de cabecera y activa los filtros en todas las columnas.
- Formato condicional: las fechas de próxima acción vencidas en rojo, las de hoy en ámbar.
- Una vista «hoy»: filtra por fecha de próxima acción ≤ hoy y etapa distinta de Cliente o Perdido.
- Una tabla dinámica por oficio y etapa para ver las tasas de conversión.
- Google Sheets si la usan dos personas: uso compartido en tiempo real e historial de versiones.
Para rellenar la hoja, parte de una lista limpia en lugar de copiar y pegar desde directorios. Por ejemplo, la base de Prospya contiene 136 fontaneros en Lyon, 133 con número de teléfono y 61 con email; la exportación CSV se abre directamente en Excel o Google Sheets.
Dónde fallan las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo llegan a su límite en puntos bastante previsibles:
- Más allá de 150-200 prospectos activos, ordenar cada día se vuelve pesado y aparecen filas duplicadas.
- El historial no cabe en una celda: al tercer intercambio, «Último contacto» ya no basta.
- En equipo, dos personas llaman al mismo restaurante el mismo día.
- Sin relances automáticas: tienes que acordarte tú de cada «no contesta».
- Las estadísticas por persona dependen de fórmulas frágiles.
Cuándo pasar de una hoja de cálculo a un CRM
Pasa a un CRM cuando se den al menos dos de estas situaciones:
| Situación | Hoja de cálculo | CRM |
|---|---|---|
| Menos de 100 prospectos, trabajando solo | Ideal | Opcional |
| De 100 a 500 prospectos activos | Engorrosa | Recomendado |
| Equipo de dos o más personas | Riesgo de duplicados | Recomendado |
| Llamadas diarias con relances | Manual | Automatizado |
| Estadísticas por canal o por comercial | Fórmulas | Integradas |
Los CRM generalistas (HubSpot, Pipedrive y otros) cumplen bien su función, pero tienes que importar tus prospectos y normalmente pagar por usuario. Prospya incluye un CRM conectado a la propia búsqueda: desbloqueas un negocio y llega a tu embudo (Por contactar, Contactado, Presupuesto enviado, Cliente…), con una próxima acción fechada, un importe, el historial completo, una vista de tablero y el registro en un clic de llamadas, emails, SMS o WhatsApp. Una llamada «no contesta» programa automáticamente una rellamada para el siguiente día laborable. Los equipos de hasta 10 personas comparten créditos y CRM sin coste adicional, con estadísticas por persona. Consulta la página de funcionalidades para más detalles.
Si prefieres conservar tu CRM actual, la exportación CSV funciona con HubSpot, Pipedrive, Brevo y Lemlist.
Llenar tu hoja de seguimiento con las filas adecuadas
Una hoja de seguimiento vale lo que valen sus filas. Tres consejos:
- Segmenta por oficio y ciudad, una pestaña por campaña: «Restaurantes Lyon octubre», «Salones de belleza Burdeos».
- Apunta un dato concreto por prospecto (nota, ausencia de web, número de reseñas): es tu entrada. Las fichas de Prospya ya incluyen la nota y el número de reseñas, por ejemplo para los restaurantes de Lyon.
- Excluye los negocios que ya contactaste antes de cada nueva importación para evitar duplicados.
Después, nuestras guías sobre cómo prospectar comercios locales y el guion de llamada en frío te ayudarán a hacer avanzar las filas por las etapas más rápido.
FAQ
¿Qué columnas debe tener una hoja de seguimiento de prospección?
Como mínimo: nombre del negocio, oficio, ciudad, teléfono, email, origen, etapa, fecha y resumen del último contacto, próxima acción, fecha de la próxima acción y valor estimado. Añade una columna «No contactar» para respetar las oposiciones. Mantén una fila por negocio; el historial detallado puede ir en una pestaña aparte o en comentarios de celda.
¿Es mejor Excel o Google Sheets para seguir a los prospectos?
Excel funciona bien cuando prospectas solo, sobre todo si te manejas con las tablas dinámicas. Google Sheets pasa a ser la mejor opción en cuanto dos personas trabajan la lista: edición simultánea, historial de versiones y acceso fácil desde el móvil. En ambos casos, usa desplegables para las etapas y formato condicional en las fechas de relance.
¿Con cuántos prospectos necesito un CRM?
No hay un umbral fijo, pero las hojas de cálculo se vuelven pesadas hacia los 150 a 200 prospectos activos, o en cuanto una segunda persona empieza a llamar. Señales claras: duplicados, relances olvidadas, historial ilegible y ninguna forma de ver quién llamó a quién. En ese momento, incluso un CRM sencillo ahorra varias horas a la semana.
¿Cómo dejar de olvidar las relances?
Rellena siempre la fecha de la próxima acción después de cada contacto y empieza cada día con un filtro «fecha ≤ hoy». Un formato condicional en rojo para las fechas vencidas ayuda mucho. Un CRM va más allá al programar automáticamente la siguiente llamada cuando una llamada queda sin respuesta, para que nada dependa de la memoria.