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Un bon tableau de suivi de prospection tient en une douzaine de colonnes : qui est le prospect, comment le joindre, où vous en êtes, quelle est la prochaine action et à quelle date. Sur Excel ou Google Sheets, c'est suffisant pour démarrer jusqu'à 100 ou 200 prospects actifs. Au-delà, ou dès que vous êtes plusieurs, un CRM vous fait gagner plus de temps qu'il n'en coûte.
Pourquoi un suivi de prospection change vos résultats
La plupart des ventes aux commerces locaux se font entre le deuxième et le cinquième contact. Le gérant d'un restaurant n'a pas répondu lundi midi ? Il répondra peut-être mardi à 15 h. Sans suivi, ces relances passent à la trappe : on rappelle deux fois le même plombier et on oublie le salon de beauté qui avait dit « rappelez-moi en septembre ».
Un tableau de suivi sert à trois choses :
- savoir qui relancer aujourd'hui ;
- mesurer ce qui marche (canal, métier, ville, message) ;
- ne jamais recontacter quelqu'un qui a dit non.
Les colonnes d'un bon tableau de suivi prospection
Voici la structure que nous recommandons. Chaque ligne est un établissement, pas une action.
| Colonne | Exemple | Pourquoi |
|---|---|---|
| Entreprise | Plomberie Garnier Frères | Identifier la ligne |
| Métier | Plombier | Comparer vos taux par secteur |
| Ville | Lyon | Organiser des tournées, comparer les zones |
| Téléphone | 04 xx xx xx xx | Appel en un clic |
| contact@… | Séquence email | |
| Site / Instagram | lien | Préparer l'accroche |
| Source | Fichier, salon, recommandation | Savoir d'où viennent vos clients |
| Statut | À contacter, Contacté, Devis envoyé, Client, Perdu | Le cœur du suivi |
| Dernier contact | 12/10/2026 – appel, pas de réponse | Contexte avant de rappeler |
| Prochaine action | Rappeler | Ne rien laisser en suspens |
| Date prochaine action | 14/10/2026 | Trier votre journée |
| Valeur estimée | 1 200 € | Prioriser |
Ajoutez une colonne « Ne pas contacter » (oui/non). Elle est indispensable : une personne qui s'oppose à vos messages doit le rester, y compris dans vos prochaines campagnes. C'est aussi une bonne pratique au regard du RGPD (voir notre guide RGPD de la prospection B2B).
Les statuts : 5 à 7, pas plus
Gardez une liste fermée (menu déroulant via « Validation des données »). Par exemple : À contacter → Contacté → Intéressé → Devis envoyé → Client, plus Perdu et Pas de réponse. Trop de statuts, et plus personne ne les remplit de la même manière.
La colonne la plus importante n'est pas le statut, c'est la date de prochaine action. Tout prospect sans date est un prospect oublié.
Excel ou Google Sheets : les réglages qui font gagner du temps
Quelques réglages transforment une liste en vrai outil de suivi de prospection :
- Figer la première ligne et activer les filtres sur toutes les colonnes.
- Mise en forme conditionnelle : date de prochaine action dépassée en rouge, aujourd'hui en orange.
- Vue « aujourd'hui » : un filtre sur Date prochaine action ≤ aujourd'hui, statut différent de Client/Perdu.
- Tableau croisé dynamique par métier et par statut pour voir vos taux de conversion.
- Google Sheets si vous êtes deux : partage en temps réel, historique des versions.
Pour remplir le tableau, partez d'une liste propre plutôt que d'un copier-coller depuis les annuaires. Par exemple, la base Prospya compte 136 plombiers à Lyon, dont 133 avec téléphone et 61 avec email ; l'export CSV s'ouvre directement dans Excel ou Google Sheets.
Les limites du tableur
Le tableur montre ses limites à des seuils assez prévisibles :
- Au-delà de 150-200 prospects actifs, le tri quotidien devient pénible et les lignes se dupliquent.
- L'historique tient mal dans une cellule : au troisième échange, « Dernier contact » ne suffit plus.
- À plusieurs, deux commerciaux appellent le même restaurant le même jour.
- Les relances automatiques n'existent pas : c'est à vous de penser à rappeler un « pas de réponse ».
- Les stats par personne demandent des formules fragiles.
Quand passer du tableau de suivi au CRM
Passez à un CRM quand au moins deux de ces situations se présentent :
| Situation | Tableur | CRM |
|---|---|---|
| Moins de 100 prospects, seul | Idéal | Optionnel |
| 100 à 500 prospects actifs | Lourd | Recommandé |
| Équipe de 2 personnes ou plus | Risque de doublons | Recommandé |
| Appels quotidiens avec relances | Manuel | Automatisable |
| Besoin de stats par canal ou par vendeur | Formules | Natif |
Les CRM généralistes (HubSpot, Pipedrive…) font très bien le travail mais demandent d'importer vos prospects et souvent un abonnement par utilisateur. Prospya inclut un CRM directement relié à la recherche : vous débloquez un établissement et il arrive dans votre pipeline (À contacter, Contacté, Devis envoyé, Client…), avec prochaine action datée, valeur, historique, vue tableau, et la journalisation en un clic d'un appel, email, SMS ou WhatsApp. Un appel « pas de réponse » programme automatiquement le rappel au jour ouvré suivant. L'équipe (jusqu'à 10 personnes, sans surcoût) partage crédits et CRM, avec des stats par personne. Le détail est sur la page fonctionnalités.
Si vous préférez garder votre CRM actuel, l'export CSV fonctionne avec HubSpot, Pipedrive, Brevo ou Lemlist.
Remplir le tableau intelligemment
Un tableau de suivi ne vaut que par la qualité des lignes qu'il contient. Trois conseils :
- Segmentez par métier et par ville, un onglet par campagne : « Restaurants Lyon octobre », « Instituts de beauté Bordeaux ».
- Notez un fait concret par prospect (note Google, absence de site, nombre d'avis) : c'est votre accroche. Les fiches Prospya contiennent déjà la note et le nombre d'avis, par exemple pour les restaurants à Lyon.
- Excluez ceux que vous avez déjà contactés avant chaque nouvel import pour éviter les doublons.
Pour la suite, nos guides sur la prospection des commerces locaux et le script de prospection téléphonique vous aident à remplir la colonne « Statut » plus vite.
FAQ
Quelles colonnes mettre dans un tableau de suivi de prospection ?
Au minimum : entreprise, métier, ville, téléphone, email, source, statut, date et résumé du dernier contact, prochaine action, date de prochaine action et valeur estimée. Ajoutez une colonne « Ne pas contacter » pour respecter les refus. Une ligne correspond à un établissement ; l'historique détaillé peut vivre dans un onglet séparé ou dans les commentaires de cellule.
Excel ou Google Sheets pour suivre sa prospection ?
Excel convient très bien en solo, surtout si vous maîtrisez les tableaux croisés dynamiques. Google Sheets devient préférable dès que vous êtes deux : édition simultanée, historique des versions et accès depuis le téléphone. Dans les deux cas, utilisez des listes déroulantes pour les statuts et une mise en forme conditionnelle sur les dates de relance.
À partir de combien de prospects faut-il un CRM ?
Il n'y a pas de seuil strict, mais le tableur devient pénible autour de 150 à 200 prospects actifs, ou dès qu'une deuxième personne prospecte. Les signes qui ne trompent pas : doublons, relances oubliées, historique illisible et impossibilité de savoir qui a appelé qui. À ce stade, un CRM simple fait gagner plusieurs heures par semaine.
Comment ne pas oublier les relances ?
Remplissez systématiquement la date de prochaine action après chaque contact, puis commencez chaque journée par un filtre « date ≤ aujourd'hui ». Une mise en forme conditionnelle en rouge sur les dates dépassées aide beaucoup. Un CRM va plus loin en programmant automatiquement le rappel suivant quand un appel reste sans réponse.